ビジネストークに備える

 

情報不足の状態が、
必要以上に身構えさせる心理を作ってしまう場合がありますよね。

その不安を緩和するためには事前の備えが最も効果的だといいます。

電話で、"何を言われるか分からない"という不安には
"電話応対トークのフローチャートを作成し、
人物名や内容が正確に聴き取れるか・理解できるか分からないという不安には、
電話の頻度が高い相手の会社名や部署名、氏名などをまとめたリストを準備することが有効です。

ビジネス電話でのやり取りには基本形がありますのでそれを元にシミュレーションしておけば安心できると思います。
先方の名称も見覚えがあれば、初耳よりも聴き取りやすさがグッと増します。

どちらも簡単なものでOK。作成時に先輩から情報収集しておけば、
電話応対についての相談もしやすくなり一挙両得ですよ

また、先輩をまねるというのも方法の一つです。

実践テクニックとしては先輩や上司の電話対応を真似るのが一番です。
たいていの場合、多くの企業・団体で一般常識としてのマナー以外に
"社内ルール"というオリジナルの慣習が存在します。

そのような個別のケースに沿った応対をするためには"真似て覚える"しかないのです。
あいさつやあいづち、了解、謝罪などの言い回しを先輩や上司から盗んでください。

余談ですが、『お疲れさま』、『お世話さま』、『お世話になっております』は、
職場によって特徴的な使い分けが見られることの多い言葉です。
一度チェックしておくと便利かも知れませんね。